Журнал контроля исполнения документов образец заполнения

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах — секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Активировать демодоступ. Журнал учета документов — реестр, облегчающий учет документов, имеющих разное предназначение и контроль над соблюдением сроков их обработки и исполнения.

Контроль за исполнением документов и поручений — одна из важнейших функций управления. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контроль осуществляют руководитель организации, служба документационного обеспечения управления и ответственные исполнители.

Регистрация исходящих документов

Контроль за исполнением документов и поручений — одна из важнейших функций управления. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контроль осуществляют руководитель организации, служба документационного обеспечения управления и ответственные исполнители. В составе службы ДОУ может создаваться специальная группа контроля, в небольшой организации функции по организации контроля за исполнением документов могут возлагаться на отдельного работника работников службы ДОУ.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения ответа. На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства. Постановка документов на контроль тесно связана с их регистрацией: учет контролируемых документов поручений , контроль их исполнения строятся на основе регистрационных данных, отраженных в регистрационно-контрольных формах журналах, картотеках. В соответствии с п.

РКК, заполняемые при регистрации документов, используются для формирования контрольной картотеки. На один контролируемый документ может быть заполнено несколько РКК в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения.

Исполнение документа поручения может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.

При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, РКК заполняется только для передачи исполнителю, назначенному ответственным.

Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется в РКК, заполняемой в необходимом количестве экземпляров. Отдельные пункты распорядительных документов целесообразно фиксировать на отдельных карточках.

Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля. Форма ведения контроля за исполнением документов определяется используемой в организации формой регистрации документов. Инструкцией по делопроизводству разрешены как традиционная с использованием бумажных РКК , так и автоматизированная в автоматизированных системах ДОУ формы ведения контроля. При ведении контроля с помощью бумажной РКК потребуется 2 экземпляра карточки: один остается в службе контроля и помещается в контрольную картотеку, второй передается исполнителю, указанному в резолюции первым, вместе с документом.

РКК группируются в контрольных картотеках по разделам, соответствующим числу дней месяца, согласно установленным срокам исполнения, по исходящим документам — согласно ожидаемым датам получения ответов. РКК с перспективными и просроченными сроками исполнения группируются в самостоятельные разделы контрольной картотеки.

В контрольной картотеке могут выделяться дополнительные разделы и рубрики для систематизации РКК по исполнителям и группам документов приказы, решения и др. При ведении контроля ручным способом, как правило, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными разделителями.

За 32 разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последних числах текущего месяца за дня эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения за последним днем месяца.

Они находятся здесь до тех пор, пока не будет установлен новый, продленный срок исполнения. После регистрации документов заполненные регистрационные карточки расставляются по срокам исполнения: каждая карточка помещается за разделителем, соответствующем числу, к которому документ должен быть исполнен.

Бумажная картотека ежедневно просматривается контрольной службой с целью информирования руководителя и исполнителей о приближении истечении сроков исполнения документов. Использование автоматизированных систем, как правило, не требует ручного контроля за сроками исполнения: ответственные исполнители уведомляются о приближении истечении срока исполнения документа в автоматическом режиме.

Предупреждение исполнителей осуществляется, как правило, за дня до истечения установленного срока. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме работником контрольной службы либо в автоматическом режиме в АСДОУ. Документ поручение снимается с контроля после его исполнения, подтвержденного документально. Свидетельством исполнения документа поручения является подготовленный исполнителем и подписанный руководителем или иным уполномоченным лицом исходящий или внутренний документ.

На исполненном документе оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела, в которое документ будет помещен. Материал опубликован частично. Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал. Отдел реализации и доставки книг , Отдел сервисного обслуживания информационных систем Подписка на журналы Купить книгу Способы оплаты Доставка Процедура заказа товара.

Секретарское дело. Организация контроля исполнения документов и поручений. Возврат к списку статей выпуска. Минск, ул. Новаторская 2Б, тел. Регистрация в Торговом реестре от Политика конфиденциальности Режим работы: Налоговый вестник. Финансовый директор. Валютное регулирование и ВЭД. Управление персоналом. Юридический мир. Реклама в журналах. Деловые книги. Правовые системы. ЮСИАС mobile. Подписка на журналы.

Купить книгу. Способы оплаты. Процедура заказа товара. Деловые новости. Примеры журналов в PDF. Адрес, реквизиты, контактные телефоны. СМИ о нас. Лицензии и свидетельства. Реклама на сайте. Новости для секретаря Архив Все журналы агентства.

Главная Журналы Секретарское дело Статьи. Наталия Кондакова Контроль за исполнением документов и поручений — одна из важнейших функций управления.

Журнал регистрации входящих документов

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Д ля начала напомним правила осуществления контроля исполнения поручений, к автоматизации которых в помощью стандартных возможностей MS Excel мы позже приступим. Контроль по существу — это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Такой контроль осуществляет руководитель учреждения или отдела или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа.

Контроль исполнения – традиционный уклад и инновационный подход

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь. Признать утратившим силу приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая г. Настоящее постановление вступает в силу через десять дней после его официального опубликования. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь далее— Инструкция разработана с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности и организационно-правовой формы далее— организации. Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных компьютерных технологий.

Журнал учета документов

Контроль — тема давно и широко обсуждаемая. Однако, настраивая этот тончайший механизм, не всегда правильно расставляют акценты, а в результате получают либо крайне упрощенный вариант, либо растягивают процесс до бесконечности. Безусловно, неправильно забывать о том, что приоритетом в процессе осуществления любого контроля является производственная составляющая, однако нельзя полностью исключать и морально-этическую сторону этого вопроса. Конечно, с точки зрения бизнеса, морально-этическая сторона этого вопроса не должна превалировать над профессиональной. Но поверьте, не только элементарное чувство сострадания или дружбы мешает проводить жесткие контрольные действия. Чаще всего помехой является отсутствие продуманного и взвешенного решения, нацеленного на достижение поставленного результата, а также отсутствие механизма оценки этого результата. Контролер не должен сомневаться в своих выводах. И не важно, какой будет оценка: положительной или отрицательной, она должна быть верной. Верной и своевременной. Исторически российское делопроизводство сложилось таким образом, что задача осуществления контроля исполнения документов и поручений являлась одной из основных задач канцелярий, служб ДОУ и других аналогичных подразделений.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Активировать демодоступ. Требования к организации контроля исполнения документов в нормативных актах Российской Федерации. Современные проблемы контроля. Какие документы необходимо контролировать? Сроки исполнения документов. Каким образом их разработчики регламентируют действия по контролю?

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи.

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами.

Контроль исполнения документов в организации

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящего документа
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 0
  1. Пока нет комментариев...

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных