Как правильно отмечать входящие и исходящие документы

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. О бработка входящих писем и в целом входящей корреспонденции начинается с момента поступления документа в вашу организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию. По моему мнению, таковыми являются:.

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать.

Обработка документов. Экспертиза ценности документов. Входящий документ поступающий документ — документ, поступивший в учреждение. Исходящий документ отправляемый документ — официальный документ, отправляемый из учреждения.

Инструкция для организации работы с документами

Каждый секретарь должен уметь работать не только с внутренней документацией в организации, но и с входящей корреспонденцией. О том, какие документы являются входящими, как их регистрировать и как оформлять — читайте в статье. Для обеспечения правильного документооборота в организации необходимо уметь отличать входящую корреспонденцию от прочих видов ценных бумаг.

Также рекомендуем ознакомиться с правилами ее регистрации, требованиями и отличиями. Входящей корреспонденцией организации считается любой документ или письмо, доставленные любым способом в организацию. На данное время существует три основных способа доставки входящей корреспонденции: обычной почтой, курьером или в виде электронного письма.

Прежде чем приступить к обработке входящих писем, необходимо четко понимать с какими бумагами вы имеете дело. Поступающие письма можно классифицировать по содержанию:. Как уже понятно, первая категория писем должна быть обработана в первую очередь и передана руководству. Для данных писем требуется тщательная обработка и оформление. Также над документами данной категории требуется осуществлять контроль исполнения.

В эту категорию корреспонденции можно отнести и так называемые циркулярные письма, направляемые из вышестоящих организаций. Как правило такие бумаги содержат распоряжения или задачи, требующие безотлагательного решения. Поэтому очень важно контролировать исполнение и сроки. Вторая категория входящей корреспонденции представляет собой ответы на отправленные вашей организацией ранее письма. Чаще всего такие письма требуется зарегистрировать и передать далее сотрудникам, занимавшимся данным вопросом.

Справочно-информационные письма не требуют принятия каких-либо решений или исполнения. Такие бумаги не нужно регистрировать и оформлять.

Как правило, содержание данных бумаг передается руководству организации, а сама бумага отправляется в корзину. Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников.

Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так:. Руководитель — это руководитель организации или подразделения. Просматривает поступившие на его имя бумаги и принимает по ним решения. В дальнейшем оценивает исполнение. Получает документ для его дальнейшего исполнения, организует исполнение и докладывает о ходе работы. Контролер — сотрудник компании, который по назначению руководства должен осуществлять контроль исполнения.

Также в его обязанности входит снятие с контроля и завершение работ. Секретарь — секретарь руководителя. Получает корреспонденцию, отвечает за ее сортировку, регистрацию и оформление. Также вносит в регистрационную форму сведения о движении документа внутри организации. При наличии в организации службы ДОУ эти функции выполняет делопроизводитель. Главное требование к входящей корреспонденции — любой важный для организации документ подлежит обязательной регистрации.

Также бывают случаи, когда одно и то же письмо дублируется и доставляется в организацию разными способами. Нужно тщательно отслеживать подобные моменты, чтобы в дальнейшем не возникло путаницы с повторным оформлением одного и того же письма.

При выявлении дублирования документов письму, которое поступило позже, присваивается номер первого экземпляра. Из этого можно вывести второе требование — каждая деловая бумага регистрируется в организации единожды. Третье требование — каждый входящий документ должен иметь уникальный входящий номер. Это правило не менее важно, чем второе. Оно позволит избежать ситуации, когда какой-либо документ по ошибке не будет рассмотрен, что может стать причиной многих неприятностей.

Регистрация входящей корреспонденции возлагается на сотрудников службы ДОУ, а при отсутствии таковой — на секретарей. Регистрация подразумевает внесение данных письма в регистрационные формы журнал входящей корреспонденции , чтобы в дальнейшем можно было отследить не только перемещение документа внутри организации, но и ход исполнения. Если письмо поступило в электронном виде, то оно просто прикрепляется к электронному журналу регистрации.

Если же регистрация ведется в бумажном виде, то электронный файл необходимо распечатать. Следует отметить, что современные СЭД позволяют автоматически осуществлять регистрацию входящих электронных писем. Также автоматическая регистрация осуществляется если ваша организация и компания-отправитель используют одну и ту же СЭД.

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным.

Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы. Заполнение журнала регистрации входящих документов — работа, выполняемая офис-менеджером, дело-производителем или референтом, секретаря.

Если такие сотрудники отсутствуют на предприятии, руководитель может сам назначить человека, который отвечает за заполнение таких бумаг. Это книга, которая изготавливается на предприятиях типографским способом. Она выполняется в формате А4. На каждой странице таблица. Работодатель самостоятельно выбирает, какие графы, в каком количестве вписывать.

В журнале информация о входящих документах вписывается с левой и правой стороны. Пишется всё ручкой, допускается применение чернил чёрного или фиолетового, синего или голубого цвета.

Рекомендуется использовать шариковые ручки, они способствуют сохранению информации на больший срок. Узнать, как составить доверенность на право подписи документов и скачать ее образец, вы можете.

Для этого тоже назначается ответственное лицо. Оно использует привычный файл для внесения изменений. Поддержка проводится для следующих форматов: docx, doc, xls.

На бумаге журналы не дублируют. Поиск интересующих бумаг упрощается благодаря электронным формам, по сравнению с другими вариантами ведения. Единственные искажения возникают в данных по резолюциям и исполнителям, датам поступления писем. Потому бумажные варианты считаются предпочтительным вариантом. Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении сотрудника: зачем нужна и как правильно составить документ — читайте. Система электронного документооборота — это способ, облегчающий регистрацию входящей документации.

Отдельную карточку создают для каждого документа. Исполнение резолюции чётко контролируется обеими сторонами. Единственная опасность такого документооборота — в том, что к документам иногда получают доступ лица, не имеющие отношения к конкретному запросу. Злоумышленники с большей вероятностью взломают базу, даже если у каждого сотрудника будет отдельная страничка с паролем. Крупные организации нашли выход для ограничения доступа к важной информации для посторонних лиц.

Бумажные журналы для регистрации входящей документации ведутся в каждом из структурных подразделений. А в электронной форме хранятся распоряжения или приказы от руководства. В дате пишут день, месяц и год, когда деловая бумага поступила в организацию. Дата и регистрационные номера прописываются справа, в нижней части. Составителей документации называют корреспондентами. Не обойтись без указания полного наименования организации, инициалов и фамилий. Исполнители — это те, кого руководители назначают для решения вопроса, указанного в тексте.

Внесение двух этих пунктов поможет контролировать решение значимых вопросов, обозначенных в тексте. Такие надписи относят к способам административного воздействия. С их помощью указывают фамилии исполнителей, конкретные поручения.

В журнале регистрации резолюцию прописывают полностью. Благодаря этой информации легче отследить, как выполняются поручения. По итогам ознакомления с документом и определённых действий ставят отметку. В будущем из-за этого возникают неприятные ситуации. Дата резолюции — ещё одно необходимое дополнение. Это помогает узнать, в какой именно день руководитель занимался рассмотрением документа.

И эта дата может не совпадать с датой регистрации бумаги. Это актуально в ситуациях, когда по какой-то причине решение проблемы затягивается. И вина за это лежит на руководителе, который вовремя не занялся рассмотрением. Организация указывает название и дату на титуле перед тем, как приступить к работе.

Дата окончания пишется в тот же самый момент, когда та или иная книга заполняется полностью. Вторая и третья страница в журнале должны содержать сведения о лицах, на которых лежит ответственность за заполнение. Пишутся периоды работы, фамилии и имена, ставятся личные подписи.

Регистрация документов начинается с четвёртой страницы. Книга нумеруется до начала работы.

Делопроизводство

Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются централизованно в службе документационного обеспечения управления ДОУ в регистрационно-контрольных карточках РКК или журнале регистрации исходящих документов. После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в службу ДОУ на регистрацию. Порядковые регистрационные номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит. Форма карточки для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов.

Регистрация входящих документов

Каждый секретарь должен уметь работать не только с внутренней документацией в организации, но и с входящей корреспонденцией. О том, какие документы являются входящими, как их регистрировать и как оформлять — читайте в статье. Для обеспечения правильного документооборота в организации необходимо уметь отличать входящую корреспонденцию от прочих видов ценных бумаг. Также рекомендуем ознакомиться с правилами ее регистрации, требованиями и отличиями. Входящей корреспонденцией организации считается любой документ или письмо, доставленные любым способом в организацию. На данное время существует три основных способа доставки входящей корреспонденции: обычной почтой, курьером или в виде электронного письма.

Обработка входящей корреспонденции

Именно поэтому организация работы с документами должна быть на высшем уровне. Налаженное делопроизводство относится к группе основных условий конкурентоспособности. Дополнительно этот раздел может вмещать информацию о правилах разработки документации коллегиального совещательного органа и заместителей руководства. Содержимое инструкции по делопроизводству далее ИПД обусловлено регламентом деятельности предприятия и организацией работы с внутренними документами. Поэтому в нее могут входить не все тематические разделы либо, наоборот, присутствовать полезные дополнения. Так, инструкция может содержать порядок рассмотрения обращений граждан, правила обработки документации с грифом ДСП, технические аспекты обеспечения подготовки документов. Кроме того, ИПД может включать специальные приложения со справочной информацией, оттисками печатей, схемами рисунками , списком контрольных документов. Организация работы с документами на предприятии требует обеспечения оптимальных условий для любых видов обработки бумаг — от их получения создания и до передачи в архив уничтожения. Деятельность по реализации и контролю над исполнением официальных бумаг распространяется на входящие и внутренние документы, в виде исключения затрагивая исходящие. Начиная с этапа составления дел, все документальные группы проходят одинаковую процедуру, помимо входящей корреспонденции, которая хранится не более года и в архив не передается за редкими исключениями.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Исходящие документы (десктоп-клиент)

10 любимых ошибок в управлении документами

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен.

Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте — регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов.

Обработка документов

Главная Сакратар. Организация документооборота Пунктом Установлено также, что организация документооборота должна отвечать следующим требованиям: Согласно предписаниям Инструкции прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Как правильно отмечать входящие и исходящие документы

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок №11. Как создать входящий документ. Регистрация, получение резолюции в 1С Документооборот
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 4
  1. Степанида

    А если оформлен неофициально и тебе не заплатили, куда обращаться чтоб провели проверку на этом предприятии, и как вообще доказать что ты там работал?

  2. Август

    Я блять пол жизни не для того работал и платил ебучие отчисления, чтобы меня лишили возможности отдохнуть в старости. В СТАРОСТИ а не в гробу!

  3. enirbego

    Тарас,там вроде 2 мес. только.

  4. riperda

    Прикиньте какая лафа для шлюх будет , не подариш мне новый айфон напишу заяву , слов нет ребята

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных